ZUGFeRD
ZUGFeRD: Der Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland) ist ein offener Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch. Die Idee hinter ZUGFeRD ist, den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen zu standardisieren und zu digitalisieren, um Zeit und Kosten zu sparen.
ZUGFeRD-Rechnungen bestehen aus einer PDF-Datei, in die XML-Daten eingebettet sind. Die PDF-Datei stellt sicher, dass die Rechnung für Menschen lesbar ist, während die eingebetteten XML-Daten es Maschinen ermöglichen, die Rechnungsinformationen zu lesen und zu verarbeiten. Dadurch ist eine automatisierte und standardisierte Verarbeitung von Rechnungen möglich.
Die ZUGFeRD-Spezifikation wurde von einem Konsortium aus Vertretern verschiedener Branchen und Organisationen entwickelt und wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gepflegt. In verschiedenen Ländern wie Deutschland, Frankreich und der Schweiz haben Arbeitsgruppen eigene User Guides veröffentlicht.
ZUGFeRD ist in verschiedenen Konformitätsstufen verfügbar, die jeweils unterschiedliche Anforderungen an die Datenstruktur und das Datenformat stellen. Diese reichen von einfachen, standardisierten Formaten bis hin zu komplexeren, detaillierteren Formaten.
Die Verwendung von ZUGFeRD kann die Effizienz im Rechnungsmanagement erheblich steigern und gleichzeitig Fehler durch manuelle Dateneingabe reduzieren. Es kann auch die Kommunikation zwischen Geschäftspartnern verbessern, indem es sicherstellt, dass alle notwendigen Informationen auf standardisierte und leicht zugängliche Weise bereitgestellt werden.
Obwohl ZUGFeRD die gesetzliche Anforderungen der EU (EU Norm EN 16931-11) abdeckt, ist der Standard nicht auf eine europäische Anwendung beschränkt und ist global und branchen-übergreifend anwendbar. ZUGFeRD kann sowohl im B2B (Bussines to Business), B2G (Business to Goverment) und im B2C (Business to Consumers) Geschäftsverkehr eingesetzt werden.
ZUGFeRD beschreibt den Aufbau und Inhalt einer Rechnungs-Datei. Wie und über welchen Kanal ZUGFeRD-Rechnungen verschickt werden, ist im Standard nicht festgelegt und wird zwischen Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger vor dem ersten Datenaustausch vereinbart.

ZUGFeRD Logo
Anwendungsprofile von ZUGFeRD
Die Anforderungen an Rechnungsdokumente variieren stark je nach Geschäftskontext – vom einfachen Rechnungsbeleg bis hin zum vollständig digitalisierten Geschäftsprozess. Dank dem Konzept von Profilen, bietet ZUGFeRD Fexibilität, wenn ein spezielles E-Rechnungsformat erstellt werden soll. Die Anwendungsprofile von ZUGFeRD Erweitern den Anwendungsbereich auf länder- und branchenspezifische Profile, mit denen eine Vielzahl von unterschiedlichen Anforderungen innerhalb desselben ZUGFeRD-Formats abgebildet werden können, inklusive so spezifische wie das der XRechnung.
Das ZUGFeRD-Format umfasst fünf Kernprofile. Die Profile Minimum und BASIC WL stellen in Deutschland keine vollständigen Rechnungen im Sinne von § 14 des Umsatzsteuergesetz (UStG) dar und und können in Deutschland daher nur als Buchhungshilfe verwendet werden. ZUGFeRD bietet auch die Möglichkeit, Referenzprofile wie XRECHNUNG zu erstellen. Die Anwendungsspezifikation definiert die folgenden Profile: EN 16931 (COMFORT), EXTENDED, BASIC, BASIC WL und MINIMUM plus das Referenzprofile XRECHNUNG:
Profil EN 16931 (COMFORT)
Das Profil EN 16931 (COMFORT) Profil bildet die Norm EN 16931-1 vollständig ab und fokussiert auf Kernelemente einer elektronischen Rechnung.
Profil EXTENDED
Das Profil EXTENDED ist eine Erweiterung der Norm EN 16931-1 zur Unterstützung komplexerer Geschäftsprozesse:
- Rechnungen, in denen über mehrere Lieferungen / Lieferorte abgerechnet wird
- strukturierte Zahlungsbedingungen
- weitere Angaben auf Positionsebene zur Unterstützung der Lagerhaltung
- etc.
Profil BASIC
Das Profil BASIC stellt eine Untermenge der Norm EN 16931-1 dar und kann für einfache Umsatzsteuergesetz-konforme Rechnungen genutzt werden.
Profil BASIC WL
Das Profil BASIC WL beinhaltet keine Rechnungspositionen und kann somit keine Umsatzsteuergesetz-konformen Rechnungen abbilden. Es enthält jedoch auf Dokumentenebene alle Informationen, die zur Buchung der Rechnung benötigt werden. Es stellt somit eine Buchungshilfe dar.
Profil MINIMUM
Referenzprofil XRECHNUNG
Das Referenzprofil basiert auf dem XRechnung-Standard. Es stellt eine Erweiterung der Norm EN 16931-1 mit eigenen Geschäftsregeln für die nationalen deutschen Gesetzen und Vorschriften dar. Es ist daher spezifischer gefasst als das Profil EN 16931 (COMFORT).
Factur-X gleich ZUGFeRD
Inhaltlich und strukturell ist die aktuelle Version von ZUGFeRD identisch mit der aktuellen Version des französischen Hybrdformat Factur-X. Im März 2020 veröffentlichen die beiden Standardisierungsgremien FNFE-MPE (Frankreich) und FERD (Deutschland) eine gemeinsame Version von Factur-X 1.0 und ZUGFeRD 2.1, welche vollständig kompatibel und technisch streng identisch sind. Dank dieser Zusammenarbeit ist ein paneuropäischer E-Rechnung-Standard entstanden, mit gemeinsamen XML-Schemas, gleichen 5 Profilen und einheitlichen Codelisten.
externe Links
ZUGFeRD ist kompatibel mit der EU-Richtlinie
ZUGFeRD ab Version 2 ist kompatibel mit der EU-Richtlinie und der E-Rechnungverordnung. Die rechtlichen Grundlagen der elektronischen Rechnung setzen sich in Deutschland aus 3 Ebenen zusammen:
- Die EU-Richtlinie 2014/55/EU
- Das E-Rechnungs-Gesetz und die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes
- Die gesetzlichen Regelungen der einzelnen Bundesländer.
EU-Richtlinie 2014/55/EU
Bundesebene
Der Bund hat die EU-Richtlinie mit dem E-Rechnungs-Gesetz und der E-Rechnungs-Verordnung (ERechV) umgesetzt.
Die obersten Bundesbehörden sowie alle weiteren Bundesbehörden, subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.
Auf Bundesebene gibt es auserdem eine E-Rechnungs-Pflicht für alle Auftragnehmer des Bundes: Öffentliche Auftraggeber des Bundes nehmen nur noch elektronische Rechnungen an. Ausgenommen sind Rechnungen unter 1.000 EUR sowie z.B. Aufträge mit besonderen Geheimhaltungsanforderungen.
Länderebene
Das E-Rechnungs-Gesetz und die E-Rechnungsverordnung gelten nur auf der Ebene Bundes. Für die Öffentliche Verwaltung auf Länder- und Kommunalebene müssen die einzelnen Bundesländer jeweils eigene Gesetze erlassen.
Ist eine Email mit angehängter PDF-Rechnung auch eine elektronische Rechnung?
Ein Email mit angehängter PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten, wird von der EU nicht als elektronische Rechnung anerkannt. Der Rechnungsempfänger kann solch eine Rechnung nur mit zusätzlichen aufwendigen und fehleranfälligen Zwischenschritten (z. B. Image-Scanning mit anschliessender OCR-Texterkennung) in seinen Zahlungssystemen digital verarbeiten.