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E-Rechnung (B2B) Schweiz

Elektronische Rechnungen: Digitalisierung der Rechnungsprozesse

E-Rechnung (B2B) Schweiz

E-Rechnung (B2B) Schweiz

E-Rechnungen, auch bekannt als elektronische Rechnungen, sind digitale Versionen von Finanzrechnungen, die von einem Lieferanten oder Dienstleister erstellt und an einen Kunden gesendet werden. Im Gegensatz zu Papierrechnungen, die per Post versandt und manuell verarbeitet werden, werden E-Rechnungen elektronisch erstellt, übertragen und verarbeitet.

Die Informationen in einer E-Rechnung sind im Grunde die gleichen wie in einer Papierrechnung, einschliesslich Details über die gekauften Produkte oder Dienstleistungen, den Preis, das Zahlungsdatum und die Zahlungsbedingungen.

Weitere Informationen:

ZUGFeRD
eBill

Externe Webseiten:

E-Rechnung Wikipedia
E-Rechnung Bundesverwaltung
eDirectory.ch

Elektronische Rechnungen können in verschiedenen digitalen Formaten erstellt werden, darunter PDF, EDI (Electronic Data Interchange), XML (Extensible Markup Language) und andere. Einige Formate ermöglichen es den Unternehmen, die Daten der Rechnung automatisch in ihre Buchhaltungssysteme zu übertragen, was den Prozess noch effizienter macht.

E-Rechnungen bieten mehrere Vorteile gegenüber traditionellen Papierrechnungen. Sie können schneller erstellt und versandt werden, was zu schnelleren Zahlungen führen kann. Sie reduzieren die Möglichkeit von Fehlern, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten können. Darüber hinaus sind sie kosteneffizienter, da sie die Kosten für Druck und Versand eliminieren. Sie sind auch umweltfreundlicher, da sie keinen physischen Platz benötigen und den Papierverbrauch reduzieren.

Die Verwendung von E-Rechnungen wird durch verschiedene gesetzliche Vorschriften und Standards geregelt, die je nach Land variieren können. In einigen Ländern ist die elektronische Rechnungsstellung für bestimmte Arten von Transaktionen oder in bestimmten Sektoren verpflichtend.

E-Rechnung Service Provider

Verschiedene Service Provider bieten auf dem Schweizer Markt verschiedene E-Rechnungslösungen an, um als Transporteur elektronische Rechnungen medienbruchfrei von Rechnungsstellern zu Rechnungsempfängern zu übermitteln.

E-Rechnung-Service-Provider gehen in der Regel Kooperationen mit verschiedenen E-Rechnungsprovidern ein um ein möglichst grosses Netzwerk anbieten zu können. 

Hier sind einige der wichtigsten E-Rechnungsanbieter in der Schweiz:

  1. PostFinance: PostFinance, eine Tochtergesellschaft der Schweizerischen Post, bietet E-Invoicing-Lösungen für Unternehmen und Privatpersonen.
  2. Swisscom: Swisscom bietet eine Reihe von Business-Lösungen an, darunter auch E-Invoicing.
  3. Abacus: Abacus bietet eine Reihe von Unternehmenssoftware-Lösungen an, darunter auch E-Invoicing.
  4. io-market: io-market bietet Lösungen für die Erstellung, den Versand und den Empfang von elektronischen Rechnungen, was zu einer schnelleren Zahlungsabwicklung und verbesserten Cash-Flow-Management führt.
  5. TopFactoring: TopFactoring bietet Lösungen für E-Invoicing und Factoring-Dienstleistungen.

Externe Webseiten:

Swisscom
PostFinance

Anwendungsfälle Elektronische Rechnungsstellung und -zahlung

Elektronische Rechnungsstellung und -zahlung: Vier Anwendungsfälle im Überblick

  1. E-Rechnung stellen: Elektronische Rechnungsstellung, oder E-Invoicing, bezeichnet den Prozess der digitalen Erstellung, Versendung und des Empfangs von Rechnungen. Dieser Prozess ersetzt traditionelle Papierrechnungen, erhöht die Effizienz und senkt die Kosten. Zudem bietet er Vorteile wie schnellere Zahlungen, weniger Fehler und verbesserten Cashflow.

  2. E-Rechnung Zahlen: E-Payment, die Bezahlung von elektronischen Rechnungen, bietet eine effizientere und schnellere Methode zum Ausgleich von Rechnungen. Verschiedene Plattformen und Zahlungssysteme ermöglichen es Nutzern, mit nur wenigen Klicks Zahlungen zu autorisieren. Zudem werden Transaktionen in der Regel sicher und verschlüsselt durchgeführt, um den Schutz sensibler Zahlungsinformationen zu gewährleisten.

  3. E-Rechnung Anmeldung: Für den Empfang von elektronischen Rechnungen muss sich der Rechnungsempfänger beim Rechnungssteller anmelden. Dieser Prozess beinhaltet die Bereitstellung von Kontaktinformationen und die Festlegung von Präferenzen für den elektronischen Rechnungsempfang. Der Prozess ist für beide Seiten vorteilhaft, da er die Rechnungsstellung und -zahlung beschleunigt, die Effizienz verbessert und den Papierverbrauch reduziert.

  4. Suchen E-Rechnungsempfänger: Elektronische Verzeichnisse, oft als elektronische Adressbücher oder Lookup-Dienste bezeichnet, erleichtern die Suche von Rechnungsempfängern für Rechnungssteller. Durch die Verringerung der manuellen Dateneingabe und das Minimieren von Fehlern verbessert diese Praxis die Effizienz und Genauigkeit der elektronischen Rechnungsstellung und trägt zu einer verbesserten Kundenbeziehung bei.

Elektronische Rechnung (Symbolbild)

Anwendungsfall 1: E-Rechnung stellen

Die elektronische Rechnungsstellung, oft auch als E-Invoicing bezeichnet, ist der Prozess, bei dem Rechnungen digital erstellt, gesendet und empfangen werden. Dies eliminiert den Bedarf an physischen (Papier-)Rechnungen und macht den Prozess effizienter und kostengünstiger. Elektronische Rechnungen können in verschiedenen digitalen Formaten erstellt werden, einschließlich PDF, EDI, XML und anderen. Sie enthalten die gleichen Informationen wie eine Papierrechnung, einschließlich Details zu den gekauften Produkten oder Dienstleistungen, den Kosten, dem Zahlungsdatum und den Zahlungsbedingungen. Elektronische Rechnungsstellung kann den gesamten Abrechnungsprozess automatisieren, von der Erstellung und dem Versand der Rechnung bis hin zur Zahlung, was zu schnelleren Zahlungen, weniger Fehlern und verbessertem Cashflow führen kann. Darüber hinaus unterstützt sie die Nachhaltigkeit, indem sie den Papierverbrauch reduziert.

Anwendungsfall 2: E-Rechnung Zahlen

Die Bezahlung von elektronischen Rechnungen, auch E-Payment genannt, bezeichnet den Prozess des Ausgleichs von Rechnungen durch digitale Zahlungsmethoden, was eine effizientere und schnellere Alternative zur traditionellen Papierrechnungszahlung darstellt. Dies kann über verschiedene Plattformen und Zahlungssysteme erfolgen, darunter Online-Banking, mobile Zahlungsdienste, direkte Debitaufträge oder Zahlungsportale. Nutzer können ihre Zahlungsinformationen eingeben, die Rechnung prüfen und dann die Zahlung autorisieren, oft mit nur wenigen Klicks. Die Transaktionen sind in der Regel sicher und verschlüsselt, um den Schutz der sensiblen Zahlungsinformationen zu gewährleisten. Die E-Payment-Verfahren bieten zahlreiche Vorteile, darunter Bequemlichkeit, Schnelligkeit, verringertes Risiko von Verzögerungen und Zahlungsverlusten, automatisierte Aufzeichnung von Zahlungen und Reduzierung des Papierverbrauchs. Sie können auch in Echtzeit durchgeführt werden, was einen besseren Cashflow und eine bessere Liquiditätskontrolle ermöglicht.

Anwendungsfall 3: E-Rechnung Anmeldung

Die Anmeldung eines Rechnungsempfängers für elektronische Rechnungen beim Rechnungssteller ist ein wichtiger Schritt zur Umstellung auf digitale Rechnungsabwicklung. Dieser Prozess beinhaltet in der Regel die Bereitstellung von Kontaktinformationen und die Auswahl von Präferenzen für den elektronischen Rechnungsempfang. Erstens muss der Rechnungsempfänger den Rechnungssteller kontaktieren, entweder über eine Website, ein Portal oder einen Kundendienst, und den Wunsch äußern, auf elektronische Rechnungen umzusteigen. Als Nächstes muss der Empfänger seine E-Mail-Adresse oder andere relevante Kontaktinformationen bereitstellen, um sicherzustellen, dass die elektronischen Rechnungen ordnungsgemäß zugestellt werden können. Einige Systeme erfordern möglicherweise eine zusätzliche Anmeldung oder ein Einverständnis des Empfängers. Nach der Registrierung sendet der Rechnungssteller die Rechnungen elektronisch an den Empfänger, in der Regel per E-Mail oder über ein spezielles Online-Portal. Dieser Prozess ist sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Empfänger vorteilhaft, da er eine schnellere Rechnungsstellung und -zahlung ermöglicht, die Effizienz verbessert und die Umweltbelastung reduziert.

Anwendungsfall 4: Suchen E-Rechnungsempfänger

Die Suche eines Rechnungsempfängers für elektronische Rechnungen in einem elektronischen Verzeichnis durch den Rechnungssteller ist ein wichtiger Bestandteil des digitalen Rechnungsstellungsprozesses. Diese Verzeichnisse, oft als elektronische Adressbücher oder Lookup-Dienste bezeichnet, ermöglichen es Rechnungsstellern, die notwendigen Details ihrer Kunden zu finden, um den Prozess der elektronischen Rechnungsstellung zu erleichtern. Der Rechnungssteller greift auf das elektronische Verzeichnis zu und gibt relevante Informationen ein, wie den Namen oder die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers. Das System durchsucht dann das Verzeichnis, um die gesuchten Informationen zu finden und dem Rechnungssteller zur Verfügung zu stellen. Diese Praxis verbessert die Effizienz und Genauigkeit der elektronischen Rechnungsstellung, da sie die manuelle Eingabe von Informationen reduziert und das Risiko von Fehlern minimiert. Zudem erleichtert sie den Rechnungsstellern den Übergang zu einer vollständig digitalen Rechnungsstellung und trägt zu einer verbesserten Kundenbeziehung bei.

Eine Übersicht über gängige E-Rechnungsformate: Von PDF bis IDoc

Elektronische Rechnungen können in verschiedenen digitalen Formaten erstellt und versandt werden. Jedes dieser Formate hat seine eigenen Vor- und Nachteile und kann je nach den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens oder einer Branche variieren. Hier sind einige gängige Formate:

  1. PDF: Portable Document Format (PDF) ist eines der gebräuchlichsten Formate für elektronische Rechnungen. Dies liegt daran, dass PDFs auf fast jedem Gerät geöffnet werden können und das Aussehen des Originaldokuments beibehalten, unabhängig von der Software oder dem Hardware-Setup des Empfängers. Es handelt sich im Wesentlichen um eine digitale Version eines Papierdokuments und ist ideal für Rechnungen, die ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden müssen.

  2. EDI: Das Electronic Data Interchange (EDI) Format ist eine standardisierte Methode zum Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen. EDI-Rechnungen sind in der Regel automatisiert und erfordern keine manuelle Eingabe, was den Prozess effizient und fehlerfrei macht. Dieses Format wird oft in Branchen verwendet, die eine große Anzahl von Rechnungen bearbeiten müssen, wie z.B. im Einzelhandel oder in der Fertigung.

  3. XML: Extensible Markup Language (XML) ist ein weiteres gängiges Format für elektronische Rechnungen. XML ist ein sehr flexibles Format, das an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden kann. Es ist strukturiert und maschinenlesbar, was die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen erleichtert. XML-Rechnungen können beispielsweise leicht in Buchhaltungssysteme integriert werden.

  4. UBL: Universal Business Language (UBL) ist ein auf XML basierender Standard für elektronische Geschäftsdokumente, einschliesslich Rechnungen. UBL wird von vielen öffentlichen Einrichtungen weltweit verwendet und unterstützt.

  5. ZUGFeRD: Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine in Deutschland entwickelte Spezifikation für die Standardisierung von E-Rechnungen. Es kombiniert die Vorteile von strukturierten Daten (XML) und eines menschenlesbaren Formats (PDF). Eine ZUGFeRD-Rechnung ist im Wesentlichen eine PDF-Rechnung, die ein eingebettetes XML enthält. Dies bietet den Vorteil, dass sie sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen und verarbeitet werden kann.

  6. IDoc: IDoc, oder Intermediate Document, ist ein Standard für den Datenaustausch, der von SAP verwendet wird. IDocs sind strukturierte Textdateien, die für den Datentransfer zwischen SAP-Systemen und zwischen SAP und externen Systemen verwendet werden. Im Bereich der E-Rechnungen ermöglicht dieses Format eine nahtlose Integration in die SAP-Umgebung, was die Verarbeitung und das Management von Rechnungen erheblich erleichtert.

Diese verschiedenen Formate erfordern spezifische Software oder Plattformen zur Verarbeitung. Die Wahl des richtigen Formats hängt von vielen Faktoren ab, darunter die technologische Kapazität des Unternehmens, die Anforderungen der Kunden und die branchenspezifischen Standards.

Zukunftsprognosen und Trends in der digitalen Rechnungsstellung

Die Zukunft der digitalen Rechnungsstellung sieht vielversprechend aus und ist eng mit den Entwicklungen in den Bereichen Technologie, Regulierung und Benutzerverhalten verknüpft. Hier sind einige Aspekte, die in den kommenden Jahren an Bedeutung gewinnen könnten:

  1. Automatisierung: Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen können Routineaufgaben, wie zum Beispiel die Dateneingabe und -prüfung, weiter automatisiert und die Effizienz gesteigert werden. Automatische Erinnerungen und Zahlungsverfolgungen können auch dazu beitragen, den Cashflow zu verbessern.

  2. Blockchain-Technologie: Die Blockchain-Technologie könnte in Zukunft eine Rolle in der digitalen Rechnungsstellung spielen. Sie könnte Transparenz und Sicherheit bei Transaktionen erhöhen, indem sie die Überprüfung von Rechnungen und die Nachverfolgung von Zahlungen erleichtert.

  3. Internationale Harmonisierung: Mit der zunehmenden Globalisierung des Handels wird die Harmonisierung der Rechnungsstandards weltweit immer wichtiger. Internationale Standards wie das Factur-X-Format in Europa können helfen, diese Harmonisierung voranzutreiben.

  4. Regulatorische Änderungen: In vielen Ländern werden digitale Rechnungen zunehmend rechtlich anerkannt und gefördert. Diese regulatorischen Änderungen könnten die Akzeptanz digitaler Rechnungen weiter fördern.

  5. Umweltbewusstsein: Der Trend zur Digitalisierung wird auch durch das wachsende Bewusstsein für die Umwelt gestärkt. Digitale Rechnungen reduzieren den Bedarf an Papier und damit den ökologischen Fussabdruck von Unternehmen.

  6. Integration von FinTech-Lösungen: FinTech-Unternehmen entwickeln ständig neue Lösungen, die den Rechnungsstellungsprozess weiter vereinfachen und effizienter gestalten. Diese Lösungen könnten in Zukunft stärker in bestehende Systeme integriert werden.