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eBill: Digitalisierung der Rechnungsstellung in der Schweiz

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eBill ist ein elektronisches Rechnungssystem in der Schweiz, das von der SIX betrieben wird und von Schweizer Banken angeboten wird. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Rechnungen direkt in das Online-Banking-Portal ihrer Kunden zu senden. Die Kunden können dann ihre Rechnungen direkt aus ihrem Online-Banking heraus bezahlen, was den Prozess der Rechnungsstellung und -zahlung erheblich vereinfacht.

Für Unternehmen bringt eBill eine Reihe von Vorteilen mit sich. Zum einen reduziert es den Papierverbrauch, da keine physischen Rechnungen mehr gedruckt und versendet werden müssen. Zum anderen kann es die Effizienz verbessern, da der Prozess der Rechnungsstellung und -zahlung automatisiert ist.

eBill ist der Schweizer Standard, wenn es um digitale Rechnungen für Privatkunden und kleine Unternehmen geht.

Für Kunden bietet eBill auch eine Reihe von Vorteilen. Sie können ihre Rechnungen jederzeit und von überall aus einsehen und bezahlen, solange sie Zugang zu ihrem Online-Banking-Portal haben. Darüber hinaus haben sie die Möglichkeit, ihre Rechnungen zu prüfen und zu kontrollieren, bevor sie die Zahlung freigeben.

Insgesamt ist eBill eine bequeme und umweltfreundliche Lösung für die Rechnungsstellung und -zahlung, die sowohl von Unternehmen als auch von Kunden in der Schweiz gerne genutzt wird.

Abb. 1: eBill Logo

eBill ist ein Service, der von SIX betrieben wird, einem Unternehmen, das im Besitz von rund 130 Banken ist. SIX ist eine Schweizer Unternehmensgruppe, die Dienstleistungen im Bereich der Finanzinfrastruktur anbietet. Das eBill-System ist in Zusammenarbeit mit den Banken entstanden und wird von diesen unterstützt und genutzt.

eBill-Rechnungstypen: Rechnung, Avisierung, Mahnung, Ratenzahlung

Das eBill-System in der Schweiz bietet verschiedene Arten von Rechnungen an, um den Bedürfnissen der Benutzer gerecht zu werden.

Standard-Rechnungen

Standard-Rechnungen

Das sind normale Rechnungen für Dienstleistungen oder Produkte, die von einem Unternehmen bereitgestellt wurden. Diese können beispielsweise Stromrechnungen, Internetrechnungen oder Rechnungen für den Kauf von Waren sein.

Avisierungen

Mit der Avisierung kann Ihnen der Rechnungssteller wichtige Informationen senden, ohne dass ein Geldfluss erfolgt.
Mahnungen

Mahnungen

Wenn eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wurde, kann der Rechnungssteller eine Mahnung senden. Dies ist eine Erinnerung an die ausstehende Zahlung und kann auch Informationen über mögliche spätere Gebühren oder Zinsen enthalten.
Ratenzahlungen

Ratenzahlungen

Einige Rechnungssteller können ihren Kunden die Möglichkeit bieten, ihre Rechnung in mehreren kleineren Zahlungen über einen bestimmten Zeitraum hinweg zu bezahlen, anstatt den gesamten Betrag auf einmal zu zahlen. Diese werden als Ratenzahlungen bezeichnet.

Nicht alle Rechnungssteller werden alle diese Arten von Rechnungen anbieten, und es kann sein, dass spezifische Bedingungen oder Anforderungen erfüllt werden müssen, um bestimmte Arten von Rechnungen zu erhalten oder zu verwenden.

Die vier grundlegenden eBill-Rechnungsstellung-Anwendungsfälle

Im folgenden werden die vier zentralen Anwendungsfälle im Kontext der eBill Rechnungsstellung, erläutert. Erstens wird der Prozess der eBill Rechnungsstellung vorgestellt, von der Erstellung und dem Versand der Rechnung durch den Rechnungssteller über die Validierung und Umwandlung der Rechnung in das SIX eBill-Format bis hin zur Zustellung der eBill an die Bank des Zahlungspflichtigen. Zweitens wird der Prozess der eBill-Zahlung erläutert, bei dem die Rechnung im digitalen Banking des Rechnungsempfängers freigegeben wird und die Bank die Zahlung durchführt. Drittens wird der Anmeldeprozess eines Rechnungsempfängers für eBill beim Rechnungssteller beschrieben, ein Schritt zur Digitalisierung der Rechnungsstellung und -zahlung. Viertens wird der Prozess der Suche eines Rechnungsempfängers im elektronischen Verzeichnis der SIX durch den Rechnungssteller dargestellt, ein wichtiger Aspekt der Effizienz und Genauigkeit der eBill-Rechnungsstellung. Diese vier Use Cases illustrieren die vielen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung und -zahlung, einschliesslich Effizienz, Schnelligkeit, Genauigkeit und Nachhaltigkeit.

Anwendungsfall 1: eBill Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung, oft auch als E-Invoicing bezeichnet, ist der Prozess, bei dem Rechnungen digital erstellt, gesendet und empfangen werden. Dies eliminiert den Bedarf an physischen (Papier-)Rechnungen und macht den Prozess effizienter und kostengünstiger. Elektronische Rechnungen können in verschiedenen digitalen Formaten erstellt werden, einschließlich PDF, EDI, XML und anderen. Sie enthalten die gleichen Informationen wie eine Papierrechnung. Elektronische Rechnungsstellung kann den gesamten Abrechnungsprozess automatisieren, von der Erstellung und dem Versand der Rechnung bis hin zur Zahlung, was zu schnelleren Zahlungen, weniger Fehlern und verbessertem Cashflow führen kann. Darüber hinaus unterstützt sie die Nachhaltigkeit, indem sie den Papierverbrauch reduziert.

Im Folgenden wird der Prozess der eBill-Rechnungstellung illustriert.

Abb. 2: eBill Rechnungsstellung

  1. Erstellung und Versand der Rechnung: Der Rechnungssteller erstellt die elektronische Rechnung mit seiner Fakturierungssoftware in einem von seinem eBill Service Provider unterstützten Format und sendet diese dem Service Provider.
  2. Validierung und Umwandlung in eine eBill: Der eBill Service Provider valdiert die elektronische Rechnung, wandelt sie ins SIX eBill-Format um und sendet sie an die SIX eBill-Infrastruktur.
  3. Validierung mit Rechnung-Status von SIX: Entgegenahme und Validierung der eBill durch die SIX. Wenn die Rechnung erfolgreich zugestellt werden kann, wird dem Service Provider ein positiver Rechnung-Status zurückgemeldet.
  4. Rechnung-Status vom Service Provider: Der eBill Service Provider meldet den positiven Rechnung-Status von SIX dem Rechnungssteller zurück.
  5. Weiterleitung der eBill an die Bank des Zahlungspflichtigen: Die SIX eBill-Infrastruktur identifiziert die Bank des Zahlungspflichtigen und leitet die eBill entsprechend weiter.
  6. Darstellung der eBill im Digital Banking: Die Bank des Zahlungspflichtigen stellt die eBill in ihrem Digital-Banking-System dem Zahlungspflichtigen zur Verfügung und informiert ihn über den Eingang der eBill-Rechnung.

Anwendungsfall 2: eBill Zahlen

Die Bezahlung von elektronischen Rechnungen, auch E-Payment genannt, bezeichnet den Prozess des Ausgleichs von Rechnungen durch digitale Zahlungsmethoden, was eine effizientere und schnellere Alternative zur traditionellen Papierrechnungszahlung darstellt. Im Fall von eBill geschieht dies über das Digital Banking der eigenen Bank. Nutzer können mit nur wenigen Klicks die Rechnung prüfen und dann die Zahlung autorisieren. Die Transaktionen sind dadurch sicher und verschlüsselt, um den Schutz der sensiblen Zahlungsinformationen zu gewährleisten.

Abb. 3: eBill Zahlen

  1. Freigabe eBill: Freigabe der eBill im Digital Banking durch den Rechnungsempfänger.
  2. Zahlungsauftrag an Bank: Die Freigabe der Rechnung durch den Zahler löst einen Zahlungungsauftrag an seine Bank aus, um die eBill per Valuta zu begleichen.
  3. Weitergabe des Zahlungsstatus an SIX: Die Bank des Zahlers informiert die SIX, dass die eBill zur Zahlung freigegeben wurde.
  4. Weitergabe des Zahlungsstatus an den eBill Service Provider: Die SIX informiert den eBill Service Provider, dass die eBill zur Zahlung freigegeben wurde.
  5. Weitergabe des Zahlungsstatus an den Rechnungssteller: Der eBill Service Provider informiert den Rechnungssteller, dass die eBill zur Zahlung freigegeben wurde.
  6. Belastung Konto und Banküberweisung: Die Bank des Zahlungspflichtigen belastet das Konto des Zahlers und leitet den fälligen Betrag via das SIC-Zahlungssystem an die Bank des Rechnungsstellers weiter.
  7. Empfang des Betrags und Gutschrift des Rechnungsstellers: Die Bank des Rechnungsstellers schreibt den Betrag dem Rechnungssteller gut.
  8. Benachrichtigung des Rechnungsstellers: Der Rechnungssteller wird über den Zahlungseingang informiert.
  9. Schliessen des Offene Posten: Der Rechnungssteller schliesst den Offenen Posten in seiner Debitorenbuchhaltung anhand der erhaltenen Zahlungseingangsinformationen.

Anwendungsfall 3: eBill Anmeldung

Die Anmeldung eines Rechnungsempfängers für elektronische Rechnungen beim Rechnungssteller ist ein wichtiger Schritt zur Umstellung auf digitale Rechnungsabwicklung. Dieser Prozess beinhaltet in der Regel die Bereitstellung von Kontaktinformationen und die Auswahl von Präferenzen für den elektronischen Rechnungsempfang. Bei eBill kann der Rechnungsempfänger den Rechnungssteller direkt über die eBill-Funktion in seinem Digital Banking kontaktieren und den Wunsch äussern, auf elektronische eBill Rechnungen umzusteigen. Über die Anmeldefunktion stellt der Empfänger seine E-Mail-Adresse oder andere relevante Kontaktinformationen bereit, um sicherzustellen, dass die elektronischen Rechnungen ordnungsgemäss zugestellt werden. Nach der Registrierung sendet der Rechnungssteller die Rechnungen elektronisch als eBills an den Empfänger.

Abb. 4: eBill Anmeldung

  1. Anmeldung im Digital Banking: Der Rechnungsempfänger meldet sich über die eBill-Funktion in seinem Digital Banking beim Rechnungsteller an.
  2. Weitergabe der Anmeldung an SIX: Die Bank des Rechnungsstellers informiert die SIX, dass sich ein Kunde bei einem eBill-Rechnungssteller für das eBill-Verfahren angemeldet hat.
  3. Weitergabe der Anmeldung an den eBill Service Provider: Die SIX informiert den eBill Service Provider, dass sich ein Rechnungsempfänger bei einem eBill-Rechnungssteller für das eBill-Verfahren angemeldet hat.
  4. Weitergabe der Anmeldung an den Rechnungssteller: Der eBill Service Provider informiert den Rechnungssteller, dass sich ein Kunde bei ihm für das eBill-Verfahren angemeldet hat.
  5. Kunde im Debitorensystem auf eBill umstellen: Der Rechnungssteller stellt seinen Kunden auf eBill-Rechnung um.

Anwendungsfall 4: Suchen eBill Rechnungsempfänger

Die Suche eines Rechnungsempfängers für elektronische Rechnungen in einem elektronischen Verzeichnis durch den Rechnungssteller ist ein wichtiger Bestandteil des digitalen Rechnungsstellungsprozesses. Diese Verzeichnisse, oft als elektronische Adressbücher oder Lookup-Dienste bezeichnet, ermöglichen es Rechnungsstellern, die notwendigen Details ihrer Kunden zu finden, um den Prozess der elektronischen Rechnungsstellung zu erleichtern. Der Rechnungssteller greift auf das elektronische Verzeichnis zu und gibt relevante Informationen ein, wie die E-Mail-Adresse oder  Unternehmens Identifikation des Rechnungsempfängers. Das System durchsucht dann das Verzeichnis, um die gesuchten Informationen zu finden und dem Rechnungssteller zur Verfügung zu stellen. Diese Praxis verbessert die Effizienz und Genauigkeit der elektronischen Rechnungsstellung, da sie die manuelle Eingabe von Informationen reduziert und das Risiko von Fehlern minimiert. Zudem erleichtert sie den Rechnungsstellern den Übergang zu einer vollständig digitalen Rechnungsstellung und trägt zu einer verbesserten Kundenbeziehung bei.

Abb. 5: Suchen eBill Rechnungsempfänger

eBill für Zahler / Rechnungsempfänger

eBill bietet eine digitale Lösung für den Rechnungsprozess und ermöglicht es Kunden, ihre Rechnungen direkt über ihre Online- oder Mobile-Banking-Anwendungen einzusehen, zu überprüfen und zu begleichen - bequem, mobil und papierlos. Durch die Nutzung von eBill entfällt die Notwendigkeit, Zahlungsinformationen manuell abzutippen oder einzuscannen. Stattdessen ermöglicht eBill eine schnelle und sichere Zahlungsabwicklung mit wenigen Klicks direkt im sicheren Umfeld des E-Bankings.

eBill unterstützt zwei Zahlungsmethoden:

  1. Einzelne Rechnungsfreigabe: Bei dieser Methode wird jede Rechnung einzeln zur Zahlung zum gewählten Datum freigegeben.
  2. Dauerhafte Freigabe: Bei wiederkehrenden Rechnungen mit festgelegten Beträgen kann die dauerhafte Freigabe genutzt werden. Hierbei können die Kunden die Betragsgrenze und den Zeitpunkt für die Freigabe der Rechnung für jeden Rechnungssteller individuell festlegen.

Die Vorteile für Zahler / Rechnungsempfänger

Einfachheit

Rechnungen können direkt im eigenen E-Banking oder Mobile Banking abgerufen und bezahlt werden, ohne dass man sich in einem zusätzlichen Portal anmelden oder zusätzliche Apps herunterladen muss.

Zeitersparnis

Die automatisierte Erfassung von Zahlungsinformationen bedeutet, dass das manuelle Eintippen oder Einscannen von Rechnungsdetails entfällt.

Organisation und Übersicht

Alle eingehenden Rechnungen werden an einem Ort gesammelt, was eine bessere Übersicht und effektivere Verwaltung der finanziellen Verpflichtungen ermöglicht.

Sicherheit

eBill nutzt die Sicherheitsprotokolle der Banken und gewährleistet so einen sicheren und vertraulichen Umgang mit sensiblen Finanzinformationen.

Flexibilität

Nutzer haben die Wahl zwischen der manuellen Freigabe jeder einzelnen Rechnung oder der automatischen Freigabe von wiederkehrenden Zahlungen innerhalb festgelegter Limits.

Nachhaltigkeit

Durch den Verzicht auf Papierrechnungen trägt eBill zu einem nachhaltigeren und umweltfreundlicheren Rechnungsprozess bei.

Fristenverwaltung

Die Erinnerungsfunktion hilft dabei, Zahlungsfristen nicht zu verpassen und Mahngebühren zu vermeiden.

eBill für Rechnungssteller

Mit der fortschreitenden Digitalisierung des Zahlungsverkehrs, gewinnt nun auch die digitale Rechnungsstellung an Beliebtheit und Akzeptanz. eBill ermöglicht es Rechnungsstellern, Rechnungen sicher und direkt ins digitale Banking-System ihrer Kunden zu senden, wodurch der Bezahlprozess erheblich erleichtert wird. Vorteile für den Rechnungssteller liegen in verlässlichen Zahlungseingängen und erheblichen Kosteneinsparungen. Rechnungen durchlaufen nicht mehr umständliche Papierverarbeitungsprozesse, werden nicht mehr postalisch verschickt, sondern digital erstellt und unmittelbar in das E-Banking des Kunden eingefügt.

Mit der Etablierung der eBill-Infrastruktur hat der Schweizer Finanzsektor erfolgreich ein vereinheitlichtes System zum Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Rechnungsstellern und Nutzern von digitalen Bankdienstleistungen implementiert.

eBill legt sein Hauptaugenmerk auf den B2C-Sektor (Business to Consumer), bei dem Unternehmen als Rechnungssteller fungieren und eBills an Privatpersonen als Empfänger versenden. Obgleich sich eBill zunehmend bei kleineren Unternehmen etabliert, bleibt die Vereinfachung und Sicherstellung der Zahlungsabwicklung für Privatkunden sein primäres Ziel.

Rechnungssteller verwenden in der Regel Buchhaltungssoftware mit Netzwerkpartner-Anbindung um eBills an die Netzwerkpartner digital zu übergeben.

Die Vorteile für Rechnungssteller

Die Verwendung von eBill bietet den Rechnungsstellern mehrere Vorteile:

Kosteneinsparungen

Der Versand von elektronischen Rechnungen spart Kosten, da die Ausgaben für Druck, Papier und Postversand entfallen.

Effizienz

eBill ermöglicht eine schnellere Rechnungszustellung und -verarbeitung, was zu schnelleren Zahlungen führt. Das verbessert die Liquiditätsplanung und reduziert den administrativen Aufwand.

Sicherheit

Die elektronische Übermittlung von Rechnungen über sichere Kanäle minimiert das Risiko von Verlust oder Betrug.

Ökologisch nachhaltig

Der digitale Rechnungsversand ist umweltfreundlich, da er Papierverbrauch und CO2-Emissionen durch den Posttransport reduziert.

Automatisierung

eBill kann in bestehende Buchhaltungssysteme integriert werden, was die Prozesse weiter automatisiert und die Fehlerquote senkt.

Bessere Kundenbeziehungen

Die Verwendung von eBill kann das Kundenerlebnis verbessern, da es den Zahlungsprozess vereinfacht und beschleunigt. Es kann auch dazu beitragen, die Beziehung zu Kunden zu stärken, die Wert auf digitale Lösungen legen.

Zuverlässige Zahlungseingänge

Durch die direkte Übermittlung der Rechnung an das E-Banking des Kunden und die erleichterte Zahlung kann die Wahrscheinlichkeit pünktlicher Zahlungen erhöht werden.

eBill Netzwerkpartner

Ein eBill-Netzwerkpartner, oder besser verständlich eBill Service Provider, ist ein Vermittler zwischen den Rechnungsstellern und der SIX eBill-Infrastruktur, dem Betreiber des eBill-Systems in der Schweiz. Netzwerkpartner können beispielsweise Fintech-Unternehmen, Banken oder spezialisierte Dienstleister sein, die die elektronischen Rechnungen (eBills) von den Rechnungsstellern empfangen und sie an die SIX eBill-Infrastruktur weiterleiten.

Die Netzwerkpartner haben eine wichtige Rolle in der eBill-Landschaft. Sie sind oft der erste Ansprechpartner für Rechnungssteller, die eBill einführen wollen. Sie unterstützen die Rechnungssteller dabei, ihre Systeme so anzupassen, dass sie eBills erzeugen können, und sie helfen bei der Einrichtung und dem Betrieb der notwendigen Verbindungen zur SIX eBill-Infrastruktur.


Externe Webseiten:

Technische Informationen:


eBill Rechnungsstellung

Abb. 6: eBill Rechnungsstellung

Ausserdem stellen sie sicher, dass die eBills den technischen und regulatorischen Anforderungen entsprechen, bevor sie an die SIX eBill-Infrastruktur weitergeleitet werden. Dies kann beinhalten, dass sie die eBills in ein geeignetes Format umwandeln, die Identität der Rechnungssteller überprüfen und die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten während der Übermittlung gewährleisten.

In einigen Fällen können Netzwerkpartner auch zusätzliche Dienstleistungen anbieten, wie z. B. die Unterstützung bei der Rechnungsverarbeitung, Beratungsdienste oder die Bereitstellung von Softwarelösungen für die Rechnungsstellung.

Aufgaben des eBill-Netzwerkpartners

Ein eBill-Netzwerkpartner, oft auch als eBill-Service-Provider bezeichnet, fungiert als Vermittler zwischen dem Rechnungssteller und der eBill-Infrastruktur. Die spezifischen Aufgaben eines eBill-Netzwerkpartners können variieren, beinhalten jedoch im Allgemeinen:

  1. Integration von Fakturierungssystemen: Der Netzwerkpartner stellt sicher, dass die Fakturierungssysteme des Rechnungsstellers mit der eBill-Infrastruktur kompatibel sind. Dazu gehört oft die Unterstützung bei der Implementierung der nötigen Software und gegebenenfalls Anpassungen an bestehenden Systemen.

  2. Übermittlung von eBills: Der Netzwerkpartner ist dafür verantwortlich, die von einem Rechnungssteller erstellten eBills zu sammeln und sicher an die eBill-Infrastruktur zu übermitteln. Dies schliesst auch die Konvertierung der Rechnungsdaten in das benötigte Format ein.

  3. Support und Beratung: Ein wichtiger Bestandteil der Rolle eines eBill-Netzwerkpartners ist die Bereitstellung von Support und Beratung für den Rechnungssteller. Das kann sowohl technische Unterstützung, als auch Beratung zu Best Practices und zur Optimierung des Rechnungsstellungsprozesses umfassen.

  4. Sicherheit und Compliance: Da der Netzwerkpartner sensible Daten übermittelt, muss er hohe Sicherheitsstandards erfüllen und sicherstellen, dass alle Prozesse den geltenden Datenschutzgesetzen und Vorschriften entsprechen.

  5. Zahlungsabwicklung und -nachverfolgung: Je nachdem, welche Dienstleistungen der Netzwerkpartner anbietet, kann er auch bei der Zahlungsabwicklung und der Nachverfolgung von Zahlungen helfen, indem er Berichte und Analysen zur Verfügung stellt.

eBill-Netzwerkpartner als Vermittler zwischen dem Rechnungssteller und der eBill-Infrastruktur

Abb. 7: eBill Netzwerkpartner

Der Prozess der E-Rechnungsübermittlung an den Rechnungsempfänger via Netzwerkpartner sieht wie folgt aus:

  1. Zunächst erzeugt der Rechnungssteller die E-Rechnung durch den Einsatz seiner spezifischen Buchhaltungssoftware und leitet diese digital an den zugehörigen Netzwerkpartner weiter.
  2. Dieser Netzwerkpartner konvertiert die E-Rechnung anschließend in das von der SIX festgelegte Standard-eBill-Format und sendet sie an die infrastrukturelle Einrichtung der SIX-eBill.
  3. Von dort aus wird die eBill an die Bank des Rechnungsempfängers übermittelt.
  4. Diese stellt die eBill dann innerhalb des Digital Banking Systems des Rechnungsempfängers bereit.
  5. Schliesslich hat der Rechnungsempfänger die Option, die eBill entweder zur Zahlung freizugeben oder sie abzulehnen.

Quelle: SIX